Bien plus que 20 rôles méconnus de votre notaire !

Voici un lien vers un intéressant résumé paru dernièrement sur le site de Desjardins du travail du notaire lors d’une transaction immobilière :

http://blogues.desjardins.com/coopmoi/2014/04/les-20-roles-meconnus-de-votre-notaire.php?utm_campaign=coopmoi-infolettre&utm_medium=email&utm_source=pinterest&utm_content=FR__notaire_

Cet article résume bien les diverses étapes de la réalisation d’un dossier d’achat avec hypothèque. Cependant, il m’apparaît incomplet car un non initié pourrait ne pas réaliser toute l’importance du notaire et des tâches qu’il réalise au bénéfice de ses clients.

Permettez-moi donc de préciser chacun des rôles de ce résumé en soulignant ce que j’accomplis de plus en tant que notaire dans un tel dossier:

1.   Je fais bien plus que prendre connaissance des documents du vendeur. Je m’assure également que le vendeur fournisse à l’acheteur tous les documents qu’il s’est engagé à fournir : contrat d’achat, certificat de localisation, déclaration de copropriété, convention d’indivision, etc., et que ces documents sont des copies conformes lorsque requis. Je m’assure aussi que ces documents sont complets. On peut penser par exemple à une modification à la promesse d’achat pour tout changement convenu après l’offre entre le vendeur et l’acheteur. Je vérifie de plus que les documents sont conformes et obtiens des documents amendés le cas échéant. Par exemple, les instructions reçues du créancier hypothécaire contiennent-elles des erreurs au niveau du taux d’intérêt, amortissement, montant emprunté, etc. ?  Si les documents fournis révèlent des irrégularités, j’obtiendrai un correctif avant la transaction. Au niveau du certificat de localisation, il pourrait être nécessaire d’obtenir une servitude notamment. Au niveau des états des taxes municipales et scolaires, je m’assurerai de payer tout montant en arrérage à même les fonds du vendeur.

2 et 3.   Si l’examen des titres de la propriété révèle des irrégularités, je m’assurerai qu’un correctif est apporté avant la transaction aux frais du vendeur. Si un correctif ne peut être apporté, j’informerai l’acheteur qui aura la possibilité de négocier un autre règlement avec ma collaboration (ex : réduction du prix de vente, obtention d’une assurance-titres) ou encore qui pourra se désister de la transaction si l’irrégularité le justifie.

4, 5 et 6.     Si les parties à la transaction sont des personnes physiques, j’obtiendrai une copie de leurs pièces d’identité. Si les parties sont plutôt des compagnies, je vérifierai notamment leur immatriculation auprès du Registraire des entreprises et obtiendrai les résolutions appropriées de leur conseil d’administration. Pour ce qui est de la capacité des parties à la transaction, j’obtiendrai toute preuve pertinente de leur état matrimonial (contrat de mariage, jugement de divorce, etc.) et la signature de tout conjoint lorsque requis. Lorsqu’une partie à la transaction est représentée aux termes d’une procuration ou d’un mandat d’inaptitude, j’obtiendrai une confirmation de la validité de la procuration ou du mandat d’inaptitude avec copie du jugement en homologation dans le cas du mandat d’inaptitude.

7.         Dans le cas d’un condominium et d’une copropriété en indivision, j’obtiendrai 2 preuves d’assurance : une pour le Syndicat de copropriété ou aux noms de tous les indivisaires pour le gros de la bâtisse et une au nom du copropriétaire pour ses biens personnels, améliorations et responsabilité civile. Je m’assurerai que la confirmation d’assurance est complète et sans erreur. Il arrive fréquemment que je doive faire corriger la confirmation d’assurance reçue : nom ou adresse du créancier hypothécaire manquant ou erroné, noms des assurés erronés, date d’entrée en vigueur qui ne correspond pas à la date de signature de l’acte de vente, etc.

8 et 9.   Lors de la séance de signature de l’hypothèque par l’acheteur, les documents lui sont lus et expliqués. Je profite la plupart du temps de cette séance de signature pour examiner avec l’acheteur le certificat de localisation et discuter avec lui de tout élément particulier du dossier. Ce pourrait être par exemple l’occasion de lui expliquer quel produit d’assurance supplémentaire il devrait obtenir si l’immeuble qu’il achète bénéficie de droits acquis quant à une contravention aux règlements municipaux.

10 et 11.              Je devrai faire corriger par le Registre foncier toute erreur que celui-ci aurait pu faire en publiant l’acte d’hypothèque. Je dois vérifier que l’hypothèque a été publiée sur le bon immeuble, que le nom des parties est bien indiqué à l’index aux immeubles, que le montant publié de l’hypothèque correspond à celui du contrat et que le numéro d’avis d’adresse du créancier hypothécaire a été inscrit correctement à l’index des immeubles.  Cette étape se répète à la publication de l’acte de vente.

12.  Il faut également que je vérifie que le créancier hypothécaire m’a transmis à la date demandée le produit de l’hypothèque de l’acheteur et que le montant transmis est le bon.

13.  Il y a 3 documents à préparer quant à la partie monétaire de la transaction : les ajustements ou répartitions, l’état des déboursés de l’acheteur et l’état des déboursés du vendeur.

14.  L’acheteur doit me fournir en plus de sa mise de fonds les ajustements par traite bancaire ou transfert de fonds électronique. Aucun chèque personnel ni certifié accepté! J’exige que le montant des ajustements ne soit pas payé au vendeur par chèque régulier comme mesure de sécurité pour lui (imaginez que le chèque de l’acheteur pour les ajustements soit NSF !). Je m’assurerai que les fonds de l’acheteur me soient fournis en temps opportun pour respecter les règles de compensation bancaire et que le montant soit le bon pour couvrir la transaction.  Il ne doit manquer aucun fonds lors de la signature de l’acte de vente.

15.  Encore une fois, la séance de signature de l’acte de vente comprend la lecture de l’acte de vente avec les explications et conseils appropriés aux parties. Il ne s’agit pas de tout simplement faire apposer des signatures sur un bout de papier. Comme notaire, je dois m’assurer que toutes les parties à la transaction ont compris les documents à signer et qu’ils y consentent de manière libre et éclairée tel qu’exigé par la loi.

16.  Je retiens les fonds du vendeur jusqu’à la publication de l’acte de vente sans entrée adverse. En cas d’entrée adverse (ex : une hypothèque publiée au nom du vendeur entre le moment de la signature de l’acte de vente et de sa publication), les mesures appropriées seront prises pour que la situation n’affecte pas l’acheteur et son créancier hypothécaire. Ce qui veut dire par exemple que je paierai à même les fonds du vendeur cette nouvelle hypothèque et obtiendrai la quittance. En cas d’insuffisance des fonds, le vendeur devra fournir sans délai des fonds additionnels pour permettre de régler la situation.

17.  À la suite de la radiation de l’hypothèque du vendeur, je fournirai au créancier hypothécaire de l’acheteur un rapport final lui attestant que son hypothèque est la seule sur l’immeuble.

18.  Les particularités peuvent être liées aux personnes impliquées dans la transaction plutôt qu’à l’immeuble en tant que tel. Je pourrais devoir faire des recherches supplémentaires par exemple sur le régime matrimonial du vendeur s’il s’est marié dans un autre pays afin de m’assurer de sa capacité de vendre avec ou sans le consentement de son conjoint. Il pourrait être nécessaire d’obtenir un jugement pour forcer la signature de l’acte de vente par une partie ou son conjoint ou pour régler la distribution des biens par exemple.

19.  Je dois aussi conserver à mon dossier une copie de toute la documentation pour une période minimum de 10 ans ainsi que les originaux de l’acte de vente et de l’acte d’hypothèque jusqu’à ce que je cesse d’être notaire (que ce soit par retraite, abandon de la pratique ou décès).  Pour certains créanciers hypothécaires, je conserverai de plus au dossier leurs copies de documents pour leur remettre seulement sur demande.

20.  Il s’agit probablement de mon rôle le plus important comme notaire, en plus de m’assurer de la sécurité de la transaction !