Mes dossiers mémorables

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Certains croient que le travail d’un notaire est routinier et monotone. Détrompez-vous ! Il n’y a pas 2 dossiers pareils, que ce soit en raison des particularités des dossiers ou en raison des gens impliqués. Peut-être me trouverez vous un peu dingue mais plus le dossier est complexe, plus j’apprécie mon travail de notaire. Voici donc quelques dossiers dont je devrais me souvenir tout au long de ma pratique, soit parce que je suis fière de les avoir menés à terme, soit parce qu’ils m’ont particulièrement touchée :

  • L’annulation d’une copropriété divise. Un ancien bâtiment municipal avait été converti en 2 condos et occupé par 2 copropriétaires pendant un certain nombre d’années. Lorsque l’un des copropriétaires a décidé de vendre son appartement, l’autre copropriétaire lui a racheté son condo et a de nouveau converti le bâtiment, cette fois en un immeuble résidentiel unifamilial. Il fallait donc annuler la déclaration de copropriété et tous les droits qui y étaient créés ainsi que dissoudre le syndicat de copropriété. Ce qui n’a pas eu lieu fréquemment au Québec dans les derniers 20 ans.
  • L’annulation d’une centaine de milliers de dollars en droits de mutation (taxe de bienvenue) et en intérêts imposés par une ville à un client qui avait repris quelques immeubles en vertu d’un droit de résolution. Le client avait vendu à un acheteur quelques condos commerciaux, l’acte de vente comportant un solde de prix de vente garanti par une hypothèque et une clause résolutoire. Cette dernière permet à un vendeur dans les premiers 5 ans de la vente de reprendre l’immeuble vendu si le solde de prix de vente n’est pas payé selon les conditions prévues et cette reprise se fait rétroactivement, c’est-à-dire comme si l’acte de vente n’avait jamais existé. L’acheteur n’ayant pas payé le solde de prix de vente selon les conditions prévues, le vendeur s’est prévalu de la clause résolutoire. Entretemps, la ville avait facturé la taxe de bienvenue à l’acheteur qui ne la paya pas. Je suis donc intervenue auprès de la ville pour leur démontrer que légalement, aucune taxe de bienvenue ne pouvait être facturée pour des transactions qui étaient réputées ne jamais avoir eu lieu. Les factures furent rapidement annulées par la ville à la suite de mon intervention.
  • L’annulation de quelques milliers de dollars en droits de mutation imposés par une ville à un client alors que celui-ci bénéficiait de par la loi d’une exonération pour les transactions immobilières effectuées. Ce dossier a dû être tranché par le tribunal mais j’ai épaulé mon client et son avocat dans le processus même si certains pourraient prétendre que je n’avais aucune obligation à cet effet, surtout que l’assistance apportée ne fut pas facturée. Le tribunal a reconnu dans ce dossier que l’interprétation de la ville de la loi sur les droits de mutation (taxe de bienvenue) était erronée et que le client devait bénéficier des exonérations que j’avais indiquées dans les actes de vente.  Le client fut rapidement remboursé par la ville à la suite du jugement.
  • La mise à jour des titres de propriété d’un immeuble sur plus de 50 ans. Le titre de propriété d’un immeuble était toujours au nom d’une personne décédée dans les années 1950 qui avait légué tous ses biens à une autre personne elle-même décédée dans les années 1970 et dont un des héritiers étaient lui aussi décédé mais récemment, certains autres héritiers étant non-résidents du Canada. Cet immeuble commercial devait ultimement être donné à une municipalité pour un projet communautaire en conformité avec les lois fiscales et sans garantie quant aux possibles risques de contamination environnementale.
  • Mon premier dossier de procédures non contentieuses. Il s’agissait d’une demande de radiation judiciaire. Un client désirait vendre un immeuble sur lequel était inscrite une hypothèque en faveur d’une compagnie n’existant plus qui de ce fait ne pouvait pas signer une quittance (document par lequel le créancier hypothécaire reconnaît avoir été payé et demande au Registre foncier de canceller l’inscription de l’hypothèque en sa faveur). Comme il s’agissait de mon premier dossier présentable au tribunal, j’avais porté une attention particulière à bien rédiger la requête pour que le juge comprenne aisément la nature du dossier et que tous les documents pertinents lui soient fournis. Évidemment, la requête ne plaidait pas le droit, c’est-à-dire que je n’expliquais pas dans la requête les dispositions de la loi faisant en sorte que la requête était requise et fondée. Quelle ne fut pas ma surprise le jour de la présentation devant le tribunal quand mon tour fut venu et que le juge m’a demandé de laisser tous les autres avocats et notaires passer avant moi. Une fois seule dans la salle du tribunal avec le juge, il m’a demandé de le suivre dans son bureau pour un entretien privé. Quel entretien consista finalement à lui expliquer le droit ! Une notaire qui doit expliquer la loi à un juge ! Le jugement en faveur de mon client ordonnant la radiation de l’hypothèque suivit quelques semaines par la suite.
  • Ce règlement de succession qui impliquait un client se croyant divorcé de la personne décédée alors qu’il y était encore marié. Le jugement de divorce entre eux ayant été prononcé par le tribunal seulement 2 semaines avant le décès de l’un d’eux, il n’était jamais entré en vigueur. En effet, un jugement de divorce n’est valide que 30 jours après avoir été rendu par le tribunal. Quand le divorce est finalement valide, les legs en faveur de l’ex-époux dans le testament de la personne décédée sont automatiquement annulés. Dans ce cas, les legs en faveur du client n’avaient pas été annulés puisque le divorce n’était pas en vigueur. D’autres particularités étaient également présentes dans le dossier mais je ne peux les divulguer sans compromettre la confidentialité du dossier à laquelle je suis tenue comme notaire.
  • Ce dossier dans lequel l’avocat du vendeur bloquait la vente d’un immeuble par son client à mon client parce qu’il avait publié un avis d’hypothèque légale sans droit sur un autre immeuble appartenant à mon client et qui devait servir pour le financement. L’avocat nous reprochait de retarder indûment la transaction alors que c’est l’hypothèque non valable en sa faveur qui empêchait d’obtenir les fonds requis pour payer le prix de vente à son client. Son hypothèque n’était pas valable parce qu’elle résultait de sommes qui lui étaient dues par une personne qui n’était pas propriétaire de l’immeuble sur lequel il avait publié son hypothèque. Le nouveau créancier hypothécaire refusait toutefois de prêter les fonds, à juste titre, tant que cette hypothèque n’était pas annulée.
  • Le premier dossier que j’ai fait après avoir ouvert mon bureau. J’ai rencontré un client à l’hôpital qui devait faire son testament. Il souffrait d’un cancer en phase terminale et est décédé moins de 2 semaines plus tard.

Much more than 19 things you might not know your notary does !

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English version of my latest article…

If you replace Ontario by Québec and lawyer by notary, here is the link to an interesting summary of the notary’s work for real estate transaction published on the Desjardins website de Desjardins :

http://blogues.desjardins.com/co-opme/2014/04/19-things-you-might-not-know-your-lawyer-does.php

This article well summarize the various steps of a file of purchase with a mortgage. However, it seems incomplete to me. The uninitiated might not realize the importance of the notary and of the tasks he(she) does for the benefit of his(her) clients.

Accordingly, let me clarify each of those 19 things by underlining what I accomplish as a notary in addition to what is specified in the article for such a file:

1.   I do much more than reviewing the vendor’s documents. I also make sure the vendor provides to the purchaser all of the documents he undertook to deliver: title deed, certificate of location, declaration of co-ownership, indivision agreement, etc., and that those documents are certified copies when required. Moreover, I verify that those documents are complete. It could be for example a modification to the offer to purchase for anything the vendor and the purchaser may have agreed upon after the initial offer to purchase. Moreover, I make sure that the documents are accurate and I obtain revised documents as the case may be. For example, do the instructions received from the mortgage creditor contain any mistake with regards to the interest rate, the amortization, amount borrowed, etc.?  If the documents provided show any irregularities, I will obtain the appropriate correction prior to the transaction. For the certificate of location, it might be necessary to get a servitude for example. For the statements of municipal and school taxes, I will ensure to pay out of the proceeds of the sale (vendor’s funds) any arrears and interests.

2 and 3.   If the title examination shows any irregularities, I will make sure the appropriate correction is done prior to the transaction at the vendor’s costs. If such correction is not possible, I’ll inform the purchaser, who will then have the opportunity to negotiate with my help another settlement (ex : reduction of the sale price, obtaining of a title insurance) or simply get out of the deal if the severity of the irregularity justifies it.

4, 5 and 6.     If the parties to the transaction are individuals, I’ll obtain copies of their IDs. If the parties are companies instead, I’ll verify in particular their registration with the Registraire des entreprises and I’ll obtain the appropriate resolutions of their board of directors. As for the capacity of the parties to the transaction, I’ll get any pertinent proof of their matrimonial status (marriage contract, divorce judgment, etc.) as well as the signature of any spouse if required. When a party to the transaction is represented under the terms of a power of attorney or a mandate in case of incapacity, I’ll obtain a confirmation of the validity of the said power of attorney or mandate in case of incapacity together with a copy of the judgment homologating the mandate in case of incapacity.

7.         In the case of a condo or an apartment held in joint ownership (indivision), I’ll obtain 2 confirmations of insurance: one under the name of the Syndicate of co-ownership or the names of all the undivided co-owners for the building as well as one under the name of the buyer for his personal belongings, the improvement and the civil liability. I will make sure that any insurance confirmation is complete and does not contain any mistake. It often happens that I have to get corrections to the insurance confirmation received: name or address of the mortgage creditor missing or incorrect, name of the insured incorrect, effective date not corresponding to the date of the closing, etc.

8 and 9.   At the time of the interview for the signature of the mortgage by the purchaser, all documents are read and explained to him les documents. I usually take advantage of this meeting to show the certificate of location to the purchaser and discuss with any particularity of the file. It could be for example explaining to him which additional insurance he should take if the property he is buying benefits from acquired rights for the non-respect of the municipal by-laws.

10 and 11.   I’ll have the Registry Office correct any mistake it may have made in publishing the deed of hypothec (mortgage). I must verify that the deed of hypothec has been published on the right property, that the name of the parties are spelled correctly on the index of immovables, that the amount published is the same as the one in the deed of hypothec and that the notice of address of the mortgage creditor has been duly indicated on index of immovables.  This step is repeated at the publication of the deed of sale.

12.  I also have to verify that the mortgage creditor has sent on the requested date the proceeds of the mortgage and that the amount is accurate.

13.  There are 3 documents to prepare with regards to the financial side of the transaction: the adjustments, the statement of disbursements of the purchaser and the statement of disbursements of the vendor.

14.  The purchaser has to provide the adjustments in addition to his cash down by bank draft or an electronic transfer of funds when available. No personal or certified cheque personnel accepted ! I oblige the adjustments not to be paid to the vendor by regular cheque as a security measure for him (just imagine if the personal cheque of the purchaser for the adjustments would be NSF !). I will ensure that the purchaser’s funds are provided in a timely way to respect the rules of banking clearance and that the amount is sufficient to cover the transaction.  All funds must be avaiIable in my trust account at the time of execution of the deed of sale.

15.  Once again, at the meeting for signature of the deed of sale, the said deed will be read to the parties and all necessary explanations and advices will be given to the parties. This meeting does not consists in only having the parties sign a sheet of paper. As a notary, I must make sure that each party understands the documents signed and that each consent has been given in a free and informed manner as required by law. I withhold the funds of the vendor until such time as the deed of sale is published without adverse entries. In case of an adverse entry (ex : a mortgage under the name of the vendor published between the time of the execution of the deed of sale and its publication), all appropriate measures will be taken to avoid any consequence on the purchaser and his mortgage creditor. Which means for example that I would pay out of the funds of the vendor this new mortgage and that I would obtain the discharge at the costs of the vendor. If the funds are not sufficient, the vendor would have to provide additional funds without delay to solve the situation.

16.  Once the mortgage of the vendor is duly cancelled, I will confirm with a final report to the mortgage creditor of the purchaser that its mortgage is the sole registered against the property.

17.  The specific aspects of the file may also be related to the parties instead of the property itself. I may have to do additional researches for example on the matrimonial status of the vendor if he married in another country in order to determine if the consent of his spouse is necessary or not for him to sell the property. It is sometimes necessary to obtain a judgment from the court to force the execution of a deed of sale by a party to the transaction or by his spouse or to settle the disbursement of the funds.

18.  I must also keep in my file a copy of all the documentation for a minimal period of 10 years as well as the originals of the deed of sale and the deed of hypothec (mortgage) until such time I ceased to practice as a (retirement, resignation or death).  Moreover, I’ll keep in my file the copies of documents on behalf of certain mortgage creditors and remit the same to them upon request.

19.  This is probably the most important aspect of my profession of notary, together with ensuring the security of the transaction!

Bien plus que 20 rôles méconnus de votre notaire !

par Un commentaire

Voici un lien vers un intéressant résumé paru dernièrement sur le site de Desjardins du travail du notaire lors d’une transaction immobilière :

http://blogues.desjardins.com/coopmoi/2014/04/les-20-roles-meconnus-de-votre-notaire.php?utm_campaign=coopmoi-infolettre&utm_medium=email&utm_source=pinterest&utm_content=FR__notaire_

Cet article résume bien les diverses étapes de la réalisation d’un dossier d’achat avec hypothèque. Cependant, il m’apparaît incomplet car un non initié pourrait ne pas réaliser toute l’importance du notaire et des tâches qu’il réalise au bénéfice de ses clients.

Permettez-moi donc de préciser chacun des rôles de ce résumé en soulignant ce que j’accomplis de plus en tant que notaire dans un tel dossier:

1.   Je fais bien plus que prendre connaissance des documents du vendeur. Je m’assure également que le vendeur fournisse à l’acheteur tous les documents qu’il s’est engagé à fournir : contrat d’achat, certificat de localisation, déclaration de copropriété, convention d’indivision, etc., et que ces documents sont des copies conformes lorsque requis. Je m’assure aussi que ces documents sont complets. On peut penser par exemple à une modification à la promesse d’achat pour tout changement convenu après l’offre entre le vendeur et l’acheteur. Je vérifie de plus que les documents sont conformes et obtiens des documents amendés le cas échéant. Par exemple, les instructions reçues du créancier hypothécaire contiennent-elles des erreurs au niveau du taux d’intérêt, amortissement, montant emprunté, etc. ?  Si les documents fournis révèlent des irrégularités, j’obtiendrai un correctif avant la transaction. Au niveau du certificat de localisation, il pourrait être nécessaire d’obtenir une servitude notamment. Au niveau des états des taxes municipales et scolaires, je m’assurerai de payer tout montant en arrérage à même les fonds du vendeur.

2 et 3.   Si l’examen des titres de la propriété révèle des irrégularités, je m’assurerai qu’un correctif est apporté avant la transaction aux frais du vendeur. Si un correctif ne peut être apporté, j’informerai l’acheteur qui aura la possibilité de négocier un autre règlement avec ma collaboration (ex : réduction du prix de vente, obtention d’une assurance-titres) ou encore qui pourra se désister de la transaction si l’irrégularité le justifie.

4, 5 et 6.     Si les parties à la transaction sont des personnes physiques, j’obtiendrai une copie de leurs pièces d’identité. Si les parties sont plutôt des compagnies, je vérifierai notamment leur immatriculation auprès du Registraire des entreprises et obtiendrai les résolutions appropriées de leur conseil d’administration. Pour ce qui est de la capacité des parties à la transaction, j’obtiendrai toute preuve pertinente de leur état matrimonial (contrat de mariage, jugement de divorce, etc.) et la signature de tout conjoint lorsque requis. Lorsqu’une partie à la transaction est représentée aux termes d’une procuration ou d’un mandat d’inaptitude, j’obtiendrai une confirmation de la validité de la procuration ou du mandat d’inaptitude avec copie du jugement en homologation dans le cas du mandat d’inaptitude.

7.         Dans le cas d’un condominium et d’une copropriété en indivision, j’obtiendrai 2 preuves d’assurance : une pour le Syndicat de copropriété ou aux noms de tous les indivisaires pour le gros de la bâtisse et une au nom du copropriétaire pour ses biens personnels, améliorations et responsabilité civile. Je m’assurerai que la confirmation d’assurance est complète et sans erreur. Il arrive fréquemment que je doive faire corriger la confirmation d’assurance reçue : nom ou adresse du créancier hypothécaire manquant ou erroné, noms des assurés erronés, date d’entrée en vigueur qui ne correspond pas à la date de signature de l’acte de vente, etc.

8 et 9.   Lors de la séance de signature de l’hypothèque par l’acheteur, les documents lui sont lus et expliqués. Je profite la plupart du temps de cette séance de signature pour examiner avec l’acheteur le certificat de localisation et discuter avec lui de tout élément particulier du dossier. Ce pourrait être par exemple l’occasion de lui expliquer quel produit d’assurance supplémentaire il devrait obtenir si l’immeuble qu’il achète bénéficie de droits acquis quant à une contravention aux règlements municipaux.

10 et 11.              Je devrai faire corriger par le Registre foncier toute erreur que celui-ci aurait pu faire en publiant l’acte d’hypothèque. Je dois vérifier que l’hypothèque a été publiée sur le bon immeuble, que le nom des parties est bien indiqué à l’index aux immeubles, que le montant publié de l’hypothèque correspond à celui du contrat et que le numéro d’avis d’adresse du créancier hypothécaire a été inscrit correctement à l’index des immeubles.  Cette étape se répète à la publication de l’acte de vente.

12.  Il faut également que je vérifie que le créancier hypothécaire m’a transmis à la date demandée le produit de l’hypothèque de l’acheteur et que le montant transmis est le bon.

13.  Il y a 3 documents à préparer quant à la partie monétaire de la transaction : les ajustements ou répartitions, l’état des déboursés de l’acheteur et l’état des déboursés du vendeur.

14.  L’acheteur doit me fournir en plus de sa mise de fonds les ajustements par traite bancaire ou transfert de fonds électronique. Aucun chèque personnel ni certifié accepté! J’exige que le montant des ajustements ne soit pas payé au vendeur par chèque régulier comme mesure de sécurité pour lui (imaginez que le chèque de l’acheteur pour les ajustements soit NSF !). Je m’assurerai que les fonds de l’acheteur me soient fournis en temps opportun pour respecter les règles de compensation bancaire et que le montant soit le bon pour couvrir la transaction.  Il ne doit manquer aucun fonds lors de la signature de l’acte de vente.

15.  Encore une fois, la séance de signature de l’acte de vente comprend la lecture de l’acte de vente avec les explications et conseils appropriés aux parties. Il ne s’agit pas de tout simplement faire apposer des signatures sur un bout de papier. Comme notaire, je dois m’assurer que toutes les parties à la transaction ont compris les documents à signer et qu’ils y consentent de manière libre et éclairée tel qu’exigé par la loi.

16.  Je retiens les fonds du vendeur jusqu’à la publication de l’acte de vente sans entrée adverse. En cas d’entrée adverse (ex : une hypothèque publiée au nom du vendeur entre le moment de la signature de l’acte de vente et de sa publication), les mesures appropriées seront prises pour que la situation n’affecte pas l’acheteur et son créancier hypothécaire. Ce qui veut dire par exemple que je paierai à même les fonds du vendeur cette nouvelle hypothèque et obtiendrai la quittance. En cas d’insuffisance des fonds, le vendeur devra fournir sans délai des fonds additionnels pour permettre de régler la situation.

17.  À la suite de la radiation de l’hypothèque du vendeur, je fournirai au créancier hypothécaire de l’acheteur un rapport final lui attestant que son hypothèque est la seule sur l’immeuble.

18.  Les particularités peuvent être liées aux personnes impliquées dans la transaction plutôt qu’à l’immeuble en tant que tel. Je pourrais devoir faire des recherches supplémentaires par exemple sur le régime matrimonial du vendeur s’il s’est marié dans un autre pays afin de m’assurer de sa capacité de vendre avec ou sans le consentement de son conjoint. Il pourrait être nécessaire d’obtenir un jugement pour forcer la signature de l’acte de vente par une partie ou son conjoint ou pour régler la distribution des biens par exemple.

19.  Je dois aussi conserver à mon dossier une copie de toute la documentation pour une période minimum de 10 ans ainsi que les originaux de l’acte de vente et de l’acte d’hypothèque jusqu’à ce que je cesse d’être notaire (que ce soit par retraite, abandon de la pratique ou décès).  Pour certains créanciers hypothécaires, je conserverai de plus au dossier leurs copies de documents pour leur remettre seulement sur demande.

20.  Il s’agit probablement de mon rôle le plus important comme notaire, en plus de m’assurer de la sécurité de la transaction !

Additional verifications made by the notary for a condo purchase

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Version anglaise du texte paru plus tôt cette semaine

When one of my clients is purchasing a condo, there are numerous additional verifications I do in order to make sure he is not also purchasing bad surprises :

  1. Is the Syndicate of co-ownership duly registered with the Registraire des entreprises ? If not, such a registration has to be done prior to the transaction, which may postpone the signing the deed of sale. Why proceed with this verification ? Firstly, because the Syndicate of co-ownership is obligated by law to register itself, failing which the Registraire des entreprises may dissolve the Syndicate of co-ownership (have its existence terminated). Secondly, because the main insurance policy in the case of a condominium must be issued under the name of the Syndicate of co-ownership, which is a separate entity in itself in the same way a company is. In case of a claim, the insurance company may refuse to indemnify the Syndicate of co-ownership if it can prove its legal existence.
  2. Is the registration of the Syndicate of co-ownership with the Registraire des entreprises up to date? The Syndicate of co-ownership has the obligation to produce an annual declaration to ensure that the information contained in its registration are always accurate. Otherwise, penalties and interests will be charged by the Registraire des entreprises. The purchaser of a condo could then have to pay a couple tenths or hundredths dollars in additional fees following the transaction.
  3. Is the registration of the Syndicate of co-ownership with the Registraire des entreprises made under the right name? Since 1994, the official name of the Syndicate of co-ownership is indicated in the Declaration of co-ownership. In the event where the name as registered would not match the name in the Declaration of co-ownership, the transaction should not be finalized before a correction is made, either by correcting the registration with the Registraire des entreprises to indicate the same name as the Declaration of co-ownership, or by proceeding with an amendment to the Declaration of co-ownership. Such an amendment requires the consent of a majority of the co-owners and has to be made by a notarial deed which will then have to be duly registered at the Land Registry.
  4. Does the Declaration of co-ownership contain unusual clauses which may affect the buyer or cause him inconvenience? One may think for example of a buyer who would exercise his profession in his condo. Since the modifications of the by-laws contained in the Declaration of co-ownership are not published at the Land Registry, I also verify with the Syndicate of co-ownership if such modifications have been made.
  5. Is the certificate of location showing the actual state and condition of the condo and does it reveal irregularities? You can consult previous article with regards to this matter.
  6. Will the buyer have to pay additional amounts to the Syndicate of co-ownership ? To prevent this, I always request from the Syndicate of co-ownership a written confirmation prior to the transaction, including inter alia the following items :
  • Condo fees paid by the vendor
  • Contingency fund
  • Annual budget (surplus or deficit)
  • Court cases by or against the Syndicate of co-ownership
  • Modifications to the by-laws subsequent to the Declaration of co-ownership
  • Special assessments
  • Insurance benefits
  • Factors which may diminish the value of the co-ownership or increase the condo fees

Just imagine that you receive a bill from the Syndicate of co-ownership of a couple of hundredths or even thousandths of dollars just a few weeks after purchasing a condo for a special assessment voted around the same time. I always make sure by my verifications that such a situation won’t happen to my clients.

  1. Is the appropriate insurance coverage in place? I have to obtain prior to the transaction 2 insurance binders : one under the name of the Syndicate of co-ownership and one under the name of the buyer. As a notary, I must me advise every buyer that the insurance held by the Syndicate of co-ownership is not sufficient even if it covers the building in which the condo is situated. Most of the improvments contained in the condo, even those attached to the building, are not covered by the insurance of the Syndicate of co-ownership. It would be the kitchen cabinets for example. Accordingly, the insurance of the buyer must to include 3 items : his personal belongings, his civil liability and the improvments.

Vérifications additionnelles pour un achat de condo

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Lorsque l’un de mes clients achète un condo, nombreuses sont les vérifications supplémentaires que j’effectuerai comme notaire afin de m’assurer qu’il n’achète pas des mauvaises surprises :

  1. Le Syndicat de la copropriété est-il dûment immatriculé auprès du Registraire des entreprises ? Si non, une telle immatriculation devra être effectuée avant que la transaction ne puisse se signer. Pourquoi cette vérification ? Premièrement, parce que le Syndicat de copropriété a l’obligation de s’immatriculer en vertu de la loi, à défaut de quoi le Registraire des entreprises peut le dissoudre (faire cesser son existence). Deuxièmement, parce que la police d’assurance principale dans le cas d’un condominium doit être émise au nom du Syndicat de copropriété, lequel constitue une entité en soi au même titre qu’une compagnie. En cas de sinistre, la compagnie d’assurance pourrait refuser d’indemniser le Syndicat de copropriété s’il ne peut démontrer son existence légale.
  2. L’immatriculation du Syndicat de copropriété au Registraire des entreprises est-elle à jour et sous le bon nom ? Le Syndicat de copropriété a l’obligation de produire une déclaration annuelle pour s’assurer que les informations sont tenues à jour. Sinon, des pénalités et intérêts lui seront chargés par le Registraire des entreprises. L’acheteur du condo pourrait ainsi devoir assumer quelques dizaines ou centaines de dollars en frais additionnels à la suite de la transaction.
  3. L’immatriculation du Syndicat de copropriété au Registraire des entreprises est-elle faite sous le bon nom ? Le nom du Syndicat de copropriété est depuis 1994 indiqué dans la Déclaration de copropriété. Dans l’éventualité où le nom tel qu’immatriculé et celui dans la Déclaration de copropriété ne concorderait pas, la transaction ne devrait encore une fois pas avoir lieu avant qu’une correction ne soit apportée, soit en corrigeant l’immatriculation au Registraire des entreprises pour indiquer le nom de la Déclaration de copropriété, soit en procédant à un amendement à la Déclaration de copropriété. Un tel amendement nécessitera toutefois le consentement d’une majorité de copropriétaires et devra être fait par acte notarié publié au Registre foncier.
  4. La Déclaration de copropriété contient-elle des clauses inhabituelles qui pourraient causer des inconvénients à l’acheteur ? On peut penser par exemple à un acheteur qui voudrait exercer un métier à sa résidence. Puisque la Déclaration de copropriété n’est pas modifiée par un contrat publié au Registre foncier pour les modifications postérieures du règlement de la copropriété postérieures, je vérifie auprès du Syndicat de copropriété si de telles modifications ont été effectuées.
  5. Le certificat de localisation démontre-t-il l’état actuel du condo et révèle-t-il des irrégularités ? Voir mon article de la semaine dernière à ce sujet.
  6. L’acheteur pourrait-il se voir imposer le paiement de sommes additionnelles par le Syndicat de copropriété ? À cet effet, je requiers toujours du Syndicat de copropriété une confirmation écrite avant la transaction notamment sur les sujets suivants :
  • Frais de condo payés par le vendeur
  • Fonds de prévoyance
  • Budget annuel (surplus ou déficit)
  • Poursuites par ou contre le Syndicat de copropriété
  • Modifications du règlement de la copropriété postérieures à la Déclaration de copropriété
  • Cotisations spéciales
  • Indemnités d’assurance
  • Facteurs pouvant diminuer la valeur de la copropriété ou augmenter les frais de condo

Imaginez par exemple que vous avez acheté un condo il y a peu de temps et que vous recevez une facture de quelques centaines ou même milliers de dollars pour une cotisation spéciale qui vient tout juste d’être votée par le Syndicat de copropriété. Je m’assure par les vérifications que j’effectue qu’une telle situation ne se produira pas.

  1. Les assurances appropriées sont-elles en place ? Je devrai obtenir avant la transaction 2 confirmations d’assurance : une au nom du Syndicat de copropriété et une au nom de l’acheteur. En tant que notaire, je me dois d’aviser tout acheteur que l’assurance détenue par le Syndicat de copropriété ne suffit pas même si elle couvre en principe la bâtisse dans laquelle se trouve le condo. La plupart des améliorations contenues dans le condo, même si elles y sont attachées, ne sont pas couvertes par l’assurance du Syndicat de copropriété. On peut penser par exemple aux armoires de cuisine. L’assurance de l’acheteur devra donc couvrir 3 éléments : ses biens personnels, sa responsabilité civile et les améliorations.

English version to follow shortly

Quand le certificat de localisation est fait avant le déclaration de copropriété

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Voilà une problématique fréquente lors d’une revente d’un condo, que ce soit la première vente après celle par le promoteur ou non. En effet, nombreux sont les vendeurs qui me remettent dans le cadre d’une transaction leur certificat de localisation qui a été fait avant la signature de la déclaration de copropriété.

Le vendeur d’un immeuble au Québec doit fournir à son acheteur un certificat de localisation selon l’article 1719 du Code civil du Québec, soit celui dont il a possession. Les promoteurs de condo ne s’engagent généralement pas plus que ce qui est prévu par la loi. Par contre, lors de la revente, le vendeur devra fournir à l’acheteur un certificat de localisation « démontrant l’immeuble dans son état actuel » conformément aux offres d’achat en vigueur (OACIQ, Duproprio, etc.). Il est également de mon devoir de conseil de notaire d’aviser l’acheteur à cet effet. De plus, un certificat de localisation qui n’est pas à jour ne sera pas acceptable pour le créancier hypothécaire de l’acheteur qui pourrait alors refuser de procéder au prêt requis pour l’achat.

Dans le cas particulier du condo, le certificat de localisation démontre-t-il l’état actuel de l’immeuble s’il a été fait avant la déclaration de copropriété ? La réponse est non.

En effet, selon l’article 1038 du Code civil du Québec, la copropriété divise (les condos) n’existe pas tant que la déclaration de copropriété n’est pas signée. Le certificat de localisation est donc fait sur un bâtiment ordinaire, pas sur des condos. Même si l’arpenteur a pu qualifier les parties du bâtiment comme communes et privatives dans le certificat de localisation, c’est la déclaration de copropriété qui détermine le caractère de chaque lot formant la copropriété. Le dépôt officiel des plans de cadastre ne suffit pas, la déclaration de copropriété doit être signée et publiée pour que le certificat de localisation en fasse état et représente l’état actuel de l’immeuble.

La logique est la même s’il y a eu des modifications à la déclaration de copropriété après la confection du certificat de localisation : un nouveau certificat sera requis pour la vente. De plus, il n’y a pas de distinction à faire entre un condo neuf (bâti par un promoteur) et une conversion (immeuble existant converti en condos).

Quels seront les avantages du nouveau certificat de localisation pour l’acheteur ? Il permettra entre autres de s’assurer que le condo correspond aux plans de cadastre. Le certificat de localisation fait avant la déclaration de copropriété étant généralement réalisé sur la bâtisse complète plutôt que sur l’appartement seulement comme le nouveau, l’arpenteur-géomètre l’ayant réalisé n’a souvent pas mesuré tous les appartements pour s’assurer que les mesures concordent avec les plans officiels. Il m’est ainsi arrivé à quelques reprises de découvrir que le condo était plus grand (ex : un vide dans une partie commune qui le promoteur a récupéré comme espace de rangement intégré à un appartement, des plafonds plus élevés que les plans de construction, des poutres inexistantes, etc.).

Je m’assure donc dans le cadre de la vente d’un condo que l’acheteur reçoive un certificat de localisation à jour et ne présentant aucune irrégularité et ce, avant que la vente ne soit signée. Parce que personne ne veut acheter des problèmes, il sera alors possible de les régler en temps opportun !

certiloca

 

When the certificate of location is made before the declaration of co-ownership

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certiloca

Here is a common problem at the time of the resale of a condo, either it’s the first sale after the initial one from the builder or not. Indeed, numerous sellers are remitting to me for their transaction a certificate of location made before the signature of the declaration of co-ownership.

The seller of an immovable in Québec must provide the purchaser with the certificate of location in their possession as per section 1709 of the Code civil du Québec. Condo builders generally don’t undertake to provide more than what they are obligated to by law. However, for a resale, the vendor must provide the purchaser with a certificate of location « showing the property in its actual state » in accordance with the offers to purchase in use (OACIQ, Duproprio, etc.). It also forms part of my duty to advise as a notary to inform the purchaser to this effect. Moreover, a certificate of location which is not up-to-date will not be acceptable for the mortgage lender of the purchaser, who may then refuse to proceed with the loan necessary for the purchase.

In the particular case of a condo, does the certificate of location show the actual state of the immovable is made before the declaration of co-ownership ? The answer is negative.

Indeed, as per section 1038 of the Code civil du Québec, the divided co-ownership (the condos) doesn’t exist until the declaration of co-ownership is signed. The certificate of location is accordingly made on a regular building, not on condos. Even if the land surveyor may have qualified parts of the building as common and private in his certificate of location, it’s only the declaration of co-ownership which can determine the qualification of each lot forming the co-ownership (common or private). The official deposit of the cadastral plans is not sufficient, the declaration of co-ownership must be signed and published for the certificate of location to relate it and to represent the actual state of the immovable.

The logic is the same if there are any modification to the declaration of co-ownership after the confection of the certificate of location : a new one will be required for the sale. Moreover, there is no distinction to make between a new condo (built by a builder) and a conversion (existing immovable converted into condos).

What would be the advantages of a new certificate of location for the purchaser ? It would inter alia permit to make sure the condo corresponds to the cadastral plans. The certificate of location dating before the declaration of co-ownership being generally made on the complete building instead of the apartment only as the new, the land surveyor often did not measured every apartments to verify the concordance of the measurements with the official plans. I thus discovered in a few files that the condo was bigger than the plans (ex : an empty space in a common area which the builder integrated as a locker in an apartment, ceilings higher than on the construction plans, missing beams, etc.).

Accordingly, I always make sure that the purchaser of a condo receives an up-to-date certificate of location showing no irregularities and this before the signature of the deed of sale. Because nobody wants to buy problems, it will then be possible to solve them in time !

Version française à suivre sous peu…

Notarial Lexicon

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Law has its own language. No surprise then if you don’t necessarely understand your notary. Here are some definitions which should make you understand your notary :

  • Ab intestat : when someone passes without having made a will. The law then states how and to whom will be remitted the assets of the deceased.
  • Adjustements : calculation of the refund between a vendor and a purchaser at the time of the sale of a property (municipal taxes, shool taxes, condo fees and etc. paid in advance).
  • Deed : contract.
  • Disbursment : any sum paid by the notary in order to complete your file and which is added to your statement for services rendered.
  • Fees : usually known as the « notary’s fees ».  The remunuration of the notary. Not to not mistaken with the disbursements.
  • Fidéicommis : in trust. Term referring to the trust account of the notary in which are deposited the funds belonging to his clients.
  • Minute : original of a contract in the notarial form. Every time a contract is signed in front of me by all the clients implied, it is then dated and given a number (minuter). Every notary must keep a minute book in which are registered all the contracts received in the notarial form with a consecutive number. Each contract has its own number. The minute is kept by the notary in accordance with very strict rules.
  • Mortgage instructions : document transmitted to the notary by a bank or caisse containing all the terms and conditions of a mortgage granted to a client.
  • Mutation tax : usually known as the welcome tax
  • Non contentious : procedures with the court for which the notary is allowed to represent a client instead of a lawyer.  Those are files in which there is no litigation, i.e. when there is not 2 or more parties opposing each other. It is for example, verification of a will made before witnesses or handwritten and the verification of a mandate in anticipation of incapacity.
  • Publication : transmetting a contract to the Registry Office or the RDPRM for registration as requred by law in order for the contract to be valid towards third parties.
  • Publication without adverse entries : verification by the notary in order to make sure no other contract has be published between the time of signature of the contract and its publication. For example : a mortgage published on a house by the vendor after the signature of a sale in favour of a purchaser. If there is such an adverse entry, the notary will not remitt the funds to the vendor unless the new mortgage is paid.
  • RDPRM : Registre des droits personnels et réels mobiliers. Every contract to be published by law concerning another asset than an immovable are published in this registry (marriage contract, mortgage on the equipment of a company, etc.).
  • Registry Office : Registry where are published all contracts concerning an immovable.
  • Statement of dibursments : for the vendor of an immovable, list of the fees to be paid by the notary out of the proceeds of the sale. For the buyer of an immovable, list of the funds received and of the fees to be paid in connection to the purchaser. For a borrower refinancing his property, list of the fees to be paid out of the new mortgage.
  • To disburse : When funds go through the trust account of the notary, to issue cheques and to electronically transfer the funds in order to remitt the sums to their holder after payment of all fees to be paid (refund of mortgages, payment of the commissions of the real estate brokers, payment of the arrears of municipal and school taxes, payment of the notary’s fees, etc.).
  • Trust account : bank account of the notary in which are deposited any sums received by the notary for the benefit of his clients and subject to strict rules.

These terms are such a big part of my days as a notary that it is often difficult for me to think they might not be familiar to you all !