ACHAT D’UNE MAISON 101 – QUELQUES PRÉCISIONS

La Presse a publié le week-end dernier un dossier intéressant donnant quelques conseils pour un premier achat immobilier :

http://plus.lapresse.ca/screens/331554ec-1ddb-4a87-adb1-757474716a44%7CEvbiJSDL~52J.html

Voici quelques précisions qui pourront s’avérer utiles pour tout novice en la matière :

Pré-approbation hypothécaire

Tel que mentionné dans l’article de la Presse, ne vous fiez pas au montant que la banque vous autorise à emprunter pour déterminer le prix de la maison ou du condo que vous pouvez vous permettre. La Banque a intérêt à ce que vous empruntiez le plus possible. De votre côté, vous serez beaucoup plus confortables et aurez à faire moins de sacrifices si vous limitez le prix d’achat de votre première propriété à un montant moindre que celui pour lequel vous être autorisés.

Achat sans courtier immobilier

Si vous décidez de vous lancer dans l’achat de votre première propriété sans agent immobilier, consultez votre notaire. Il(elle) pourra vous guider dans le processus, faire certaines vérifications préalables quant à la propriété que vous envisagez d’acheter et vous assister dans la rédaction de l’offre d’achat et la vérification des documents du vendeur (déclaration du vendeur, déclaration de copropriété, etc.).

Passez chez le notaire

Ce ne sont pas tous les frais « de notaire » qui sont à la charge de l’acheteur. L’acheteur assumera les frais de l’acte de vente et de son hypothèque. Par contre, c’est le vendeur qui doit assumer les frais pour le remboursement de sa propre hypothèque, la correction de tout problème de titres, l’assurance-titres si la correction ne peut être effectuée en temps opportun et la mise à jour de la convention d’indivision par exemples.

L’offre d’achat aura été fournie au préalable au notaire par le courtier immobilier du vendeur s’il y en a un. Dans une vente privée (Duproprio par exemple), ce sont les acheteurs et les vendeurs eux-mêmes qui devront fournir les documents appropriés au notaire incluant l’offre d’achat.

Le notaire recevra directement de la banque le prêt hypothécaire mais l’acheteur devra fournir sa mise de fonds et les ajustements lui-même.

Pour comprendre tout ce que le notaire fera au bénéfice de l’acheteur avant la signature de l’acte de vente, voir mon article précédent : https://mdnotaire.net/2014/04/21/bien-plus-que-20-roles-meconnus-de-votre-notaire/

Acompte (dépôt)

Le dépôt devrait être versé directement au notaire car celui-ci devra contrôler tous les fonds reliés à la transaction. Si le dépôt est versé au courtier immobilier, le notaire devra le récupérer avant la signature de l’acte de vente, ce qui peut causer des délais indésirables.

Assurances sur prêt hypothécaire

La Banque vous proposera certainement une assurance-vie et une assurance-invalidité qui remboursera votre hypothèque en cas de pépin. Vous avez intérêt à « magasiner » cette assurance-vie et/ou assurance-invalidité. Les primes facturées par des compagnies d’assurance sont souvent beaucoup moins élevées que celles facturées par les banques.

Pénalités hypothécaires

En plus de la pénalité hypothécaire (3 mois d’intérêts ou différentiel de taux), certaines banques rajouteront le remboursement du rabais de taux dont vous avez bénéficié ainsi que les remises en argent. Ainsi, si vous payez entièrement votre hypothèque avant la fin du terme (exemple : vous vendez la maison après 3 ans alors que votre hypothèque a un terme fermé de 5 ans), la banque pourra vous réclamer la pénalité hypothécaire et les frais de notaire qu’elle vous avait remboursés lors de l’achat.

UNE BONNE PRÉPARATION POUR UNE VENTE FACILITÉE D’UN CONDO INDIVIS

Il arrive fréquemment que les vendeurs d’un appartement en indivision soient mal préparés pour la vente de leur appartement. Les particularités d’une telle vente font en sorte que la collaboration des copropriétaires s’avère primordiale, un défaut d’une telle collaboration pouvant faire échouer la transaction.

Voici donc quelques conseils pour tout propriétaire d’un appartement en indivision qui s’apprête à le mettre sur le marché:

  1. Assurez-vous que le certificat de localisation est à jour et est conforme à ce type de transaction. Le certificat de localisation pour une propriété en indivision doit inclure le plan de chaque étage de l’immeuble (chaque appartement) ainsi que les pourcentages attribuables à chaque appartement si le créancier hypothécaire est Desjardins. Un certificat de localisation « régulier », c’est-à-dire fait sur le bâtiment lui-même seulement avec l’extérieur sera toutefois acceptable si le créancier hypothécaire est la Banque Nationale. Contrairement à la copropriété divise, le certificat de localisation ne pourra pas être fait seulement pour l’appartement à vendre. À noter que le coût d’un certificat de localisation pour propriété détenue en indivision avec plan des étages est d’environ le double d’un certificat de localisation « régulier ».
  1. Discutez avec votre(vos) copropriétaires avant de mettre l’appartement sur le marché. Si vous avez besoin d’un nouveau certificat de localisation, son coût devrait être assumé par tous les copropriétaires en proportions de leurs parts dans l’immeuble ou en parts égales, selon ce que prévoit la convention d’indivision. Si la facture de l’arpenteur n’est pas payée lors de la signature chez le notaire, ce dernier devra l’acquitter en entire à même les fonds du(des) vendeur(s), lesquels devront ensuite réclamer leur part aux autres copropriétaires.
  1. Assurez-vous que la convention d’indivision (entente entre les copropriétaires) est à jour. Si elle a été faite avant 2010, il y a de fortes chances qu’une modification de la convention d’indivision soit requise. En effet, les critères des créanciers hypothécaires pour le financement de propriétés en indivision sont modifiés de temps à autre et comprennent une longue liste d’items ou de clauses à être inclus dans la convention d’indivision. Chaque fois que je reçois un nouveau dossier (instructions hypothécaires) d’une caisse Desjardins par exemple, je dois réviser la convention d’indivision et m’assurer que chacun des items/clauses est présent. À défaut de quoi le créancier hypothécaire refusera de prêter les fonds requis pour l’achat ou exigera qu’une modification de la convention d’indivision soit exécutée de manière à y inclure les items manquants avant que le prêt soit remis au notaire pour le bénéfice des acheteurs. Dans les dernières années, nous recevons de plus en plus les instructions hypothécaires à la dernière minute. Pourquoi attendre à quelques jours de la transaction pour aviser les copropriétaires qu’une modification de la convention d’’indivision est requise ? Il pourrait alors y avoir des complications qui retarderont la transaction ou encore la feront tomber à l’eau: copropriétaires à l’extérieur de la ville ou du pays, refus des copropriétaires, etc. En consultant un notaire spécialisé en indivision dès la mise en marché de l’appartement, la convention d’indivision pourrait être mise à jour bien avant l’acceptation d’une offre d’achat, soit dès la mise en marché. Encore une fois, si la modification est faite à la dernière minute, il est fort possible que le notaire soustraira ses honoraires complets à mêmes les fonds du(des) vendeur(s).
  1. Assurez-vous d’obtenir la renonciation des copropriétaires au droit de premier refus. D’ailleurs, en discutant avec les copropriétaires avant la mise en marché de l’appartement, il est possible que vous n’ayez pas à le mettre sur le marché. Vos copropriétaires voudront peut-être l’acheter eux-mêmes tel que prévu dans la convention d’indivision. Sinon, cette renonciation devra être fournie au notaire qui instrumentera la transaction. Le notaire devra confirmer au créancier hypothécaire que le consentement écrit des copropriétaires à la transaction a été obtenu. Il arrive parfois que la renonciation au droit de premier refus soit suffisante pour constituer un consentement écrit à la transaction (auquel cas, j’y réfère dans l’acte de vente et j’en annexe une copie). Dans la plupart des cas toutefois, les copropriétaires devront signer l’acte de vente en tant qu’intervenants afin d’y donner leur consentement. Si les copropriétaires ont été avisés de cette possibilité au préalable par le(s) vendeur(s), ils ne seront pas surpris de l’appel du notaire. À noter que le notaire qui reçoit une renonciation au droit de premier refus devrait toujours s’assurer qu’il s’agit d’un document ayant bel et bien été signé par les copropriétaires (risque de faux document).
  1. Avisez les copropriétaires qu’il est possible que les acheteurs potentiels doivent accéder aux autres appartements afin de compléter leur inspection pré-achat. Il arrive fréquemment que l’inspecteur doive vérifier certains éléments qui sont situés dans les autres appartements que celui en vente (accès au panneau électrique, chauffe-eau, fournaise, etc.). Un vendeur bien préparé aura informé ses copropriétaires de cette possibilité dès la mise sur le marché de son appartement. Afin d’éviter toute complication à ce niveau, j’inclus aux nouvelles convention d’indivision que je prépare une clause par laquelle les copropriétaires sont forces de donner accès à leur appartement sur simple avis de 24 heures pour une inspection pré-achat.
  1. Il arrive parfois que le notaire en préparant la vente découvre un problème de titres. Le(s) vendeur(s) aura(ont) alors besoin de la collaboration de leurs copropriétaires pour régler ce problème de titre qui affecte généralement la propriété entière et non pas seulement l’appartement vendu. Si les copropriétaires refusent de procéder à la correction, il est possible que la transaction soit annulée… avec des dommages tant pour les acheteurs que pour les vendeurs à cause d’une personne qui n’est même pas une partie à la transaction… Une bonne communication préalable pourrait éviter une telle situation.

Courtiers immobiliers: n’hésitez pas à informer vos clients vendeurs de ces conseils. Ils vous en seront certainement reconnaissants. Évidemment, il n’appartient pas au courtier immobilier de déterminer si le certificat de localisation est acceptable ou non ni de faire l’examen de la convention d’indivision et des titres de propriété. Il lui est toutefois facile de vérifier si le certificat de localisation inclus les plans de chaque étage / appartement et d’informer ses clients des difficultés les plus fréquentes rencontrées lors de la vente d’un appartement détenu en indivision.

THE RISKS OF NOT DIVORCING WHEN A SEPARATION HAPPENS

Several clients passing by my office have been separated for a long time but never obtained a divorce. Without judging the reasons which could motivate someone to stay simply separated without having a divorce judgment, even when there is a new relationship, here are a few good reasons to divorce without too much delay when the separation is final, courtesy of a notary who has seen several complications caused by the absence of a divorce judgment :

Because you might not be able the buy your dream property with your new lover

You are separated since a couple of years. You are now living with a new person. You have finally found your dream condo or house, which you want to purchase together with this new person in your life. But: your have never divorced from your ex , whom you have married when you were both domiciled in a foreign country where the default matrimonial regime is a community as to property. You did not sign either a marriage contract (“prenup”). Your ex still lives in that country or maybe he lives in the province of Québec but you have absolutely no contact with him anymore. You might even ignore where your ex lives.

Bad news : you will not be able to buy this dream condo or house with your new lover. The house / condo will probably be registered only under the name of your new lover. Why? Because your ex would automatically own a part of the condo / house if your name is registered on title. If you have to take a mortgage in order to finance the purchase of the condo / house (as the vast majority), your ex will have to sign the deed of hypothec with Bank. His signature will also be required for any subsequent transaction on the house / condo : renewal of the mortgage, sale, etc.

Because you don’t want your ex to automatically own half of your assets

So, you are still married with your ex under a regime of community as to property under the old rules of the Code civil du Bas Canada or under the laws of a foreign country. Several countries still have legal rules having for consequence that the spouse, simply because they are married together, share the ownership of their assets. Sometimes, it will be a universal community as to property, in which case all the assets of the spouses are shared, without any exception. For example, without any contrary choice by the spouses, people married in Rwanda are under a regime of universal community as to property. Sometimes, i twill be a reduced community as to property, in which case some assets will not be shared (the assets acquired from the estate of a parent or those given by a parent for example). Reduced community as to property can be found in some countries from East Europe such as Romania and Bulgaria.

Consequences? Your ex automatically becomes the owner of 50% of the assets you own, unless exceptions apply. If you finally decide to divorce, you should not forget to ask for your ex to cede you all of his rights in the assets you acquired after the separation. You should also ask in the process of the divorce that any partition be made at the date of separation (not at the date of the divorce). And if you pass without having obtained your divorced, half of your assets might go to your ex even if you have left everything to someone else in your will.

Because you don’t want to share with your ex the value of your assets acquired after the separation

You still are married with your ex but you are not married under such a community as to property. You may be married under the laws of the Province of Québec (partnership of acquests) or you have executed a marriage contract (prenup) establishing that your ex and yourself are separated as to property (each one keep his/her own assets).

You are lucky! The value of only some of your assets will be shared with your ex.

In both cases (partnership of acquests and separation as to property), the family patrimony will is applicable. Which means that the value of the family residences, vehicles and RRSPs will be shared with your ex. Your ex is entitled to half the value of such assets you may own if you pass or if you finally decide to ask for a divorce, subject to certain deductions. As the time pass by, the value of those assets will increase and the amount payable to your ex may be important. Once again, it may be important to ask for the partition in the divorce proceedings to be calculated as of the date of the separation instead of the date of the divorce. Let’s just hope that there will not be a conflict with regards to the separation date! See for example http://citoyens.soquij.qc.ca/php/decision.php?ID=49EC1C5D3ADEBFD4C91823B53311A8BC&page=1 (in french) where Madame obtained the partition of the value of the country house acquired by her ex-husband bought it after the separation.

In the case of the partnership of acquests, a partition of the value of all the assets acquired during the marriage with the proceeds of your work shall also be done.  The money in your bank account might be shared !

In all those cases, your ex will have the possibility to renounce to the partition if you pass or when you’ll divorce. Will he ?

Because you don’t want your ex to inherit from you

You pass without misfortunately obtained your divorce. There are strong possibilities that your ex will inherit from your assets or a part of them, even if your last wishes were to a contrary effect!

If you have made a last will and testament by which you were leaving all your assets to your ex and had never modified it before your death, your ex will get your assets as mentioned in the last will and testament. The separation in itself does not cancel the last will and testament.  The divorce judgment does. Once the divorce is final, all the legacies and bequests made in favour of your ex in your last will and testament are automatically cancelled, as well as his appointment as liquidator (executor) of your estate.

If you did not signed a last will and testament, your ex will inherit from only a part of your assets. He’ll get a third of your assets if he inherits with your children, or two thirds if he inherits with your parents and siblings. Obviously, your new lover (common law partner) will get nothing.

Once again, your ex will be presented with the possibility to renounce to your estate. Will he?

Because you don’t want your new lover to settle your estate with your ex

You have the misfortune to pass without having divorced and you have minor children, either from your marriage or from your new relationship. Moreover, you were the co-owner of your house with your new relationship.

You did not take the precaution of making your last will and testament. Accordinlgy, your ex will get a third of your share of the house and your minor children will get the two thirds of your share of the house. Your new spouse will then be forced to settle your estate together with your ex. They will have to appoint together a liquidator (executor) of your estate or, if they can’t agree, ask the court to appoint one. Your new spouse will probably have to buy from your ex his share of the house, which house you had however bought with your new spouse with the possible intention to raise your children there, or at least with the intention to let him stay there to raise your children if something would happen to you.

You were cautious and made a last will and testament by which you left everything to your new spouse and to your minor children. You also appointed your new spouse as the liquidator of your estate. However, he will still have to settle the family patrimony and the partnership of acquests with your ex. Your new spouse may be forced to pay important amounts to your ex before inheriting himself and before your children could inherit from you. Moreover, if one of your minor children is born from your marriage with your ex, it’s him who will represent him in your estate.

Because you don’t want to have to pay the debts of your ex after his/her decease

You have been separated for several years from your ex when he pass without having made a last will and testament or without having changed his last will and testament by which he left you all his assets. To make things worse, your ex had financial or health difficulties or a gambling problem which put him in a very difficult position. He has more debts than assets. Maybe he cashed all his RRSPs in order to satisfy his basic needs.

On your end, you have no intention to assume the debts of your ex. You wish to renounce to his estate and get rid of those problems. You may indeed renounce to the estate of your ex and remit the file to Revenu Québec, direction of the unclaim property. One of the first verificationns Revenu Québec will make after receiving the file will be to make sure the partition of the family patrimony and of the partnership of acquests (or other matrimonial regime) is done. Revenu Québec will force you to disclose all of the assets you own which are part of the family patrimony and the matrimonial regime (family residences, vehicles, RRSPs, etc.). You should make sure BEFORE renouncing to the estate of your ex that you do not owe him / his estate any amount for the partition of the family patrimony and matrimonial regime. If so, then you might prefer to settle the estate of your ex yourself and pay his debts after all.

Conclusion

The fact of not divorcing presents several disadvantages on a legal and a financial point of view, which may complicate your life or the life of those you leave behind.

If you decide after all not to divorce after your separation, your notary can help your to minimize the consequences of your choice by drafting your last will and testament or by preparing a marriage contract to establish a separation as to property between your ex and yourself. It is question of a minimization of the disadvantages, not a total cancellation of them.

Final reminder : a divorce judgment is final or valid only after the expiration of a 30 days delay. Don’t wait to be too old. Imagine if your ex passes only a few days after the divorce judgment… Yes, this happens in real life !

LES DANGERS DU DIVORCE QUI S’ÉTERNISE OU POURQUOI DIVORCER DÈS QU’ON EST SÉPARÉS

Je vois régulièrement dans mon bureau des gens qui sont depuis longtemps séparés que leur époux ou épouse mais qui n’ont jamais intenté des procédures de divorce. Sans juger les motifs qui peuvent motiver une personne à ne pas divorcer malgré la séparation et souvent les nouvelles fréquentations, voici quelques bonnes raisons de divorcer, gracieuseté d’une notaire ayant vu bien des complications causées par l’absence d’un jugement de divorce :

Parce que vous ne pourrez peut-être pas acheter le condo de vos rêves avec votre nouvel amour

Vous êtes séparé depuis plusieurs années et avez refait votre vie avec une nouvelle personne. Vous avez enfin déniché le condo de vos rêves que vous désirez acquérir avec cette nouvelle personne. Mais! Vous n’avez pas divorcé de votre ex que vous aviez marié alors que vous étiez tous les deux domiciliés dans un pays où le régime matrimonial par défaut est la communauté de biens. Vous n’avez pas non plus fait de contrat de mariage. Votre ex habite toujours dans ce pays ou bien il habite au Québec mais vous n’avez plus aucun contact. Peut-être ignorez-vous-même où votre ex habite.

Mauvaise nouvelle : vous ne pourrez pas acquérir le condo avec votre nouvel amour. Le condo devra très probablement être au nom de votre nouvel amour seulement. Pourquoi? Parce que votre ex deviendrait automatiquement propriétaire d’une partie du condo si votre nom est sur les titres de propriétés. Si vous devez hypothéquer le condo pour l’acheter (comme la plupart des gens), la signature de votre ex sera requise au contrat d’hypothèque avec la Banque. Sa signature sera aussi requise pour toute transaction subséquente sur le condo : renouvellement hypothécaire, vente, etc.

Parce que vous ne voulez pas que votre ex devienne automatiquement propriétaire de la moitié de vos biens

Vous êtes donc toujours marié avec votre ex sous le régime de la communauté de biens tel qu’établi par les anciennes règles du Code civil du Bas Canada ou par les lois d’un autre pays. Plusieurs pays disposent encore de règles faisant en sorte que les époux, du fait même du mariage, partagent la propriété de leurs biens. Ce sont parfois des communautés universelles, auquel cas tous les biens des époux sont partageables, sans exceptions. Par exemple, en l’absence d’un choix contraire, les gens mariés au Rwanda se verront soumis au régime de la communauté universelle. Ce sont parfois des communautés réduites, auquel cas plusieurs biens ne seront pas partageables (par exemple, les biens acquis par succession ou donation d’un de ses parents). On retrouve de tels régimes de communautés réduites dans certains pays de l’Europe de l’est comme la Roumanie et la Bulgarie.

Conséquences? Votre ex devient automatiquement propriétaire de 50% des biens dont vous êtes propriétaires, sauf exceptions. Si vous décidez finalement de divorcer, il ne faudra pas oublier dans le partage de vos biens que votre ex vous cède tous ses droits dans les biens que vous avez acquis depuis la séparation. Vous devrez également demander dans le cadre des procédures de divorce que tout partage soit effectué non pas à la date du divorce mais à la date de votre séparation. Et si vous décédez sans être divorcé, la moitié de vos biens risque d’aller à votre ex même si par testament, vous aviez légué tous vos biens à une autre personne.

Parce que vous ne voulez pas partager la valeur de vos biens acquis après la séparation avec votre ex

Vous êtes toujours marié avec votre ex mais vous n’êtes pas mariés sous un régime de communauté de biens. En effet, vous êtes régis par la loi québécoise (société d’acquêts) ou vous avez fait un contrat de mariage précisant que vous êtes mariés en séparation de biens.

Vous avez de la chance! Ce ne sont que certains de vos biens dont la valeur est partageable avec votre ex.

Dans ces 2 cas, le patrimoine familial fait en sorte que la valeur des résidences familiales, des véhicules et des REER est partageable avec votre ex. Votre ex a droit à la moitié de la valeur de ces biens dont vous êtes propriétaire si vous décédez ou si vous décidez de finalement divorcer, sous réserve de certaines déductions. Plus le temps passe, plus ces biens prendront de la valeur et le montant à payer à votre ex pourra être important. Encore une fois, il sera important de demander dans le cadre des procédures de divorce que tout partage soit effectué non pas à la date du divorce mais à la date de votre séparation. En espérant qu’il n’y ait pas un conflit sur la date de la séparation! Voir par exemple http://citoyens.soquij.qc.ca/php/decision.php?ID=49EC1C5D3ADEBFD4C91823B53311A8BC&page=1 où Madame a obtenu le partage de la valeur du chalet même si Monsieur l’avait acquis après la séparation.

Dans le cas de la société d’acquêts, il faudra de plus partager la valeur de tous les biens acquis avec le produit de votre travail au cours de votre mariage.  L’argent dans votre compte de banque pourrait être partageable.

Dans tous les cas, votre ex aura la possibilité de renoncer à ces partages si vous décédez ou lorsque vous divorcerez. Le fera-t-il ?

Parce que vous ne voulez pas que votre ex hérite de vos biens

Par malchance, vous décédez sans avoir obtenu votre divorce. Il y a de fortes chances que votre ex hérite de vos biens ou d’une partie de ceux-ci même si telle n’était pas du tout votre volonté!

Si vous aviez fait un testament par lequel vous léguiez tous vos biens à votre ex mais que vous ne l’avez jamais modifié avant votre décès, votre ex héritera tel que mentionné dans ce testament. La simple séparation de fait n’invalide pas le testament, contrairement au jugement de divorce. Une fois le divorce prononcé, tous les legs faits à votre ex dans votre testament sont automatiquement annulés, tout comme sa nomination comme liquidateur de votre succession.

Si vous n’aviez pas fait de testament, votre ex héritera d’une partie de vos biens, soit avec vos enfants (un tiers), soit avec vos parents et vos frères et sœurs (deux tiers). Évidemment, si vous avez un nouveau conjoint de fait, il n’aura rien.

Certes, votre ex aura la possibilité de renoncer à votre succession. Mais le fera-t-il ?

Parce que vous ne voulez pas que votre nouvel amour doive régler votre succession avec votre ex

Par malchance, vous décédez sans avoir obtenu votre divorce et vous avez des enfants mineurs issus de votre union avec votre ex et de votre nouvelle union avec votre conjoint de fait. Vous êtes copropriétaire de votre maison avec votre nouveau conjoint.

Vous n’aviez pas pris la précaution de faire un testament. Ainsi, votre ex héritera du tiers de votre moitié de la maison et vos enfants mineurs hériteront des deux tiers de votre moitié de la maison. Votre nouveau conjoint devra donc régler votre succession avec votre ex. Ils devront ensemble décider de nommer un liquidateur de la succession ou s’ils ne peuvent s’entendre, demander au tribunal d’en nommer un. Votre nouveau conjoint devra probablement racheter la part de votre ex dans la maison que vous aviez pourtant achetée ensemble, sans doute avec l’intention qu’il puisse y rester et élever vos enfants si quelque chose vous arrivait.

Comme vous êtes tout de même prudent, vous avez fait un testament dans lequel vous léguer tous vos biens à votre nouveau conjoint et à vos enfants mineurs et dans lequel vous nommez votre nouveau conjoint comme liquidateur de votre succession. Il reste toutefois la question du partage du patrimoine familial et de la société d’acquêts à régler entre votre ex et votre nouveau conjoint. Celui-ci pourra se voir obligé de payer des sommes importantes à votre ex avant d’hériter et avant que vos enfants n’héritent. De plus, si l’un de vos enfants mineurs est issu de votre mariage avec votre ex, c’est votre ex qui le représentera dans votre succession.

Parce que vous voulez pas devoir payer les dettes de votre ex après son décès

Vous êtes séparé de votre ex depuis longtemps. Celui-ci décède sans avoir fait de testament ou sans avoir modifié son testament vous nommant comme héritier. Comble de malheur, votre ex a connu des problèmes de santé ou de jeu qui l’ont mis dans une situation financière très difficile. Il a donc beaucoup plus de dettes que de biens et peut-être même n’a-t-il plus de REER, les ayant encaissés pour subvenir à ses besoins vu ses problèmes.

De votre côté, vous n’êtes évidemment pas intéressé d’assumer les dettes de votre ex. Vous désirez renoncer à sa succession et vous débarrasser de ces problèmes qui vous tombent dessus. Certes, vous pourrez renoncer à la succession de votre ex et remettre le dossier au Ministère du Revenu, direction des biens non réclamés. Une des premières vérifications du Ministère du Revenu une fois saisi du dossier sera de s’assurer que le partage du patrimoine familial et de votre régime matrimonial est fait. Le Ministère du Revenu vous obligera à lui divulguer les biens dont vous êtes propriétaire qui peuvent faire l’objet d’un tel partage : résidences, autos, REER, etc. Vous devez donc vous assurer AVANT de renoncer à la succession de votre ex criblé de dettes que vous ne lui devez pas un montant en raison du partage du patrimoine familial et de votre régime matrimonial (société d’acquêts par exemple). Si oui, vous devriez peut-être procéder au règlement de la succession de votre ex vous-même et assumer ses dettes malgré tout.

Conclusion

Le fait de ne pas divorcer comporte donc plusieurs inconvénients au niveau légal et financier qui pourront grandement vous compliquer la vie. Si vous décidez toutefois de ne pas divorcer malgré votre séparation, votre notaire peut vous aider à minimiser les impacts de ce choix en rédigeant votre testament d’une manière la plus complète possible ou encore en préparant un contrat de mariage établissant la séparation de biens comme régime matrimonial. On parle bien ici d’une minimisation et non pas d’une suppression totale de ces inconvénients.

Rappel final : le jugement de divorce n’est valide qu’après l’expiration d’un délai de 30 jours de sa prononciation. N’attendez pas d’être trop vieux pour divorcer. Imaginez que votre ex décède quelques jours à peine après le jugement de divorce… Et oui, ça arrive dans la vraie vie !

An alternative to divided co-ownership: undivided co-ownership

Since several years, the conversion of existing properties into divided co-ownership is strictly legalized. Accordingly, a property which had at least 1 apartment rented in the last 10 years can’t be converted without the authorization of the Régie du Logement. If this property is situated in the City of Montréal, the owner will first have to obtain a derogation from the borough since all conversion into divided co-ownership is in principle forbiden in Montréal. For example, in the borough Le Sud-Ouest, the derogation will not be issued if the property is inoccupied and the vacancy rate of the residential apartments in the area is less than 3%. Moreover, several boroughs of the City of Montréal have adopted a new by-law with regards to the creation, maintenance and improvment of the parks, playgrounds and natural spaces (see of example http://ville.montreal.qc.ca/portal/page?_pageid=5798,42657625&_dad=portal&_schema=PORTAL&id=23828 ). As a result of this new by-law, the owner of an existing property who proceed with its conversion into divided co-ownership will be imposed a tax of 10% of the value of the land on which the building is situated.

In practical terms, here are the steps to be respected by the owner of an existing property who desires to convert it into divided co-ownership :

  • Request a permit for the conversion into divided co-ownership from the borough and obtain the required derogation (variable costs depending on the boroughs. Between 300$ and 2600$ in the borough Le Sud-Ouest – see http://www1.ville.montreal.qc.ca/banque311/content/le-sud-ouest-%E2%80%93-d%C3%A9rogation-%C3%A0-linterdiction-de-convertir-un-immeuble-en-copropri%C3%A9t%C3%A9-divise )
  • Request the authorization to convert the property from the Régie du logement if one or more apartments have been rented in the last 10 years. The owner will generally be assisted at this stage by a notary or a lawyer (variable fees).
  • Subdivide the property in order for each apartment to be a separate entity at the Registre foncier. this step will be done by a land surveyor (variable fees).
  • Prepare and publiesh the declaration of co-ownership, which has to be done by notarial deed (variable fees). If the authorization of the Régie du logement has been obtained, it is mandatory for the declaration of co-ownership to be published in the year following the authorization unless an extension of delaiy is obtained.
  • Have a new survey prepared by a land surveror showing the property after the conversion into condos (variable fees).
  • Pay the tax for the creation, maintenance and improvment of the parks, playgrounds and natural spaces in the boroughs where this tax is applicable. For example, in the case of a duplex situated in the borough Le Sud-Oues having a municipal evaluation of  472 900$ of which 155 500$ is for the land, the taxe will cost 15 550$.

The total cost of the conversion in this case will be amounting to approximately 25 000$. Is there any way of avoid all those costs and delays ? The answer is yes!

Indeed, for the moment, there is no regulation concerncing the conversion of existing properties into undivided co-ownership. In this type of ownership, the buyer of an apartment is purchasing a percentage of the whole building with the exclusivel right to use his apartment. No permit request at the borough necessary, no authorization of the Régie du logement required, no subdivision to be done by the land surveyor and no tax for the creation, maintenance and improvment of the parks, playgrounds and natural spaces  to pay !  Regardless to the type of conversion chosen (divided or undivided cop-ownership), the result will be the same : each apartment can be sold separately.

The steps to convert an existing property into undivided co-ownership are limited to :

  • Have a new survey prepared by a land surveror showing the property with a plan of each apartment
  • Prepare and publish a notarial indivision agreement which will establish the rules governing the relations between the co-owners.

In undivided co-ownership, the co-owners will share the accounts of municipal and school taxes in proportion to the percentages fixed by the indivision agreement. The conversion into undivided co-ownership does not lead to an increase of the property taxes, contrary to the conversion into condos.

However, it may be noted that undivided co-ownership involbes particularities which will eventually be the subject of an article in this blog (see http://www.lapresse.ca/maison/immobilier/201311/11/01-4709318-que-savoir-avant-dacheter-une-copropriete-indivise.php ).

The main goal of all these regulations from the City of Montréal with regards to the conversion of existing properties into condos, being the protection of the rental housing, is certainly a laudable goal. However, I am of the opinion that it will cause the contrary effect. By discouraging the conversion into condos, the City of Montréal is encouraging undivided co-ownership, which will in addition will deprive the City from vast revenues.

LA COPROPRIÉTÉ INDIVISE : ALTERNATIVE À LA CONVERSION D’IMMEUBLES EN CONDOS

Depuis de nombreuses années, la conversion d’immeubles existant en copropriété divise est largement encadrée au niveau légal. Ainsi, un immeuble ayant comporté au moins 1 logement loué dans les derniers 10 ans ne pourra être converti sans l’autorisation de la Régie du Logement. Si cet immeuble est situé dans la Ville de Montréal, il faudra d’abord obtenir une dérogation de l’arrondissement puisque toute conversion en copropriété divise est en principe interdite à Montréal. Dans l’arrondissement Sud-Ouest par exemple, la dérogation ne pourra pas être obtenue si la bâtisse est inoccupée et que le taux d’inoccupation des logements résidentiels dans le secteur est de moins que 3%. De plus, de nombreux arrondissements de la Ville de Montréal ont adopté une nouvelle réglementation pour la création, le maintien et l’amélioration des parcs, des terrains de jeux et des espaces naturels (voir par exemple http://ville.montreal.qc.ca/portal/page?_pageid=5798,42657625&_dad=portal&_schema=PORTAL&id=23828 ). Ainsi, le propriétaire d’un immeuble existant qui le convertit en copropriété divise devra acquitter une taxe de 10% de la valeur du terrain sur lequel est située sa bâtisse.

Au niveau pratique, les étapes suivantes devront être respectées par le propriétaire d’un immeuble existant qui désire le convertir en condos :

  • Demander un permis de conversion en copropriété divise à l’arrondissement et obtenir la dérogation requise (coût variable selon les arrondissements. Entre 300$ et 2600$ dans l’arrondissement Sud-Ouest – voir http://www1.ville.montreal.qc.ca/banque311/content/le-sud-ouest-%E2%80%93-d%C3%A9rogation-%C3%A0-linterdiction-de-convertir-un-immeuble-en-copropri%C3%A9t%C3%A9-divise )
  • Demander l’autorisation de convertir l’immeuble à la Régie du logement s’il y a eu un ou des logements loués dans les derniers 10 ans. Le propriétaire sera généralement assisté par un notaire ou un avocat à cette étape (honoraires variables).
  • Subdiviser l’immeuble pour que chaque appartement soit une entité distincte au Registre foncier. Cette étape sera effectuée par un arpenteur-géomètre (honoraires variables).
  • Préparer et publier la déclaration de copropriété, laquelle est nécessairement un acte notarié (honoraires variables). Si l’autorisation de la Régie du logement a été obtenue, la déclaration de copropriété devra obligatoirement être publiée dans l’année suivant la décision à moins qu’une prolongation de délai ne soit obtenue.
  • Obtenir d’un arpenteur-géomètre un certificat de localisation démontrant l’immeuble une fois converti en condos (honoraires variables).
  • Acquitter la taxe pour la création, le maintien et l’amélioration des parcs, des terrains de jeux et des espaces naturels dans les arrondissements où cette taxe est applicable. Par exemple, pour un duplex situé dans l’arrondissement Sud-Ouest évalué à 472 900$ dont le terrain vaut 155 500$, cette taxe s’élèvera à 15 550$.

Le coût de la conversion dans ce cas tournera donc autour de 25 000$. Existe-t-il une manière d’éviter tous ces frais et les délais ? La réponse est oui.

En effet, pour l’instant, aucune réglementation n’encadre la conversion d’immeubles existants en copropriété indivise. Ainsi, le propriétaire d’un appartement se portera acquéreur d’un pourcentage de l’immeuble total avec le droit exclusif d’occuper son appartement. Pas de demande de permis à l’arrondissement, pas de demande à la Régie du logement, pas de subdivision par l’arpenteur et pas de taxe pour la création, le maintien et l’amélioration des parcs, des terrains de jeux et des espaces naturels dans les arrondissements!  Et peu importe le type de conversion choisi (copropriété divise ou copropriété indivise), le résultat sera le même: chaque appartement pourra être vendu séparément.

Les étapes de la conversion en copropriété indivise se limitent à ce qui suit :

  • Obtenir d’un arpenteur-géomètre un certificat de localisation démontrant l’immeuble avec un plan de chaque appartement et étage.
  • Préparer et publier une convention d’indivision par acte notarié. Cette convention établira les règles qui gouverneront les relations entre les copropriétaires.

En copropriété indivise, les propriétaires se partageront les comptes de taxes municipales et scolaires selon les pourcentages établis à la convention d’indivision. La conversion en copropriété indivise n’entraîne donc pas une augmentation des taxes foncières contrairement à la conversion en condos.

À noter toutefois que la copropriété indivise comporte ses particularités qui feront éventuellement l’objet d’un article sur ce blog (voir http://www.lapresse.ca/maison/immobilier/201311/11/01-4709318-que-savoir-avant-dacheter-une-copropriete-indivise.php ).

Le but de toute cette réglementation de la Ville de Montréal en matière de conversion en condos, soit la protection du parc locatif, est certes louable. Cependant, je suis d’avis qu’elle aura l’effet contraire. En décourageant la conversion en condos, la Ville de Montréal encourage la copropriété indivise qui en plus la privera de revenus importants.

LE MAJEUR SOUS TUTELLE PEUT TESTER (certaines conditions s’appliquent)

En principe, pour pouvoir faire son testament, il faut avoir la capacité juridique, donc ne pas être sous un régime de protection (tutelle, curatelle). Toutefois, comme la tutelle est prononcée en cas d’inaptitude partielle (par opposition à l’inaptitude totale qui donne plutôt lieu à l’ouverture d’une curatelle), la personne sous tutelle peut encore poser certains actes elle-même.

Un des moyens pour permettre à la personne sous tutelle de faire son testament est de demander au tribunal de l’autoriser. En effet, le Code civil permet au juge de prévoir quels actes la personne sous tutelle pourra poser sans l’assistance de son tuteur :

288 C.c.Q.   À l’ouverture de la tutelle ou postérieurement, le tribunal peut déterminer le degré de capacité du majeur en tutelle, en prenant en considération l’évaluation médicale et psychosociale et, selon le cas, l’avis du conseil de tutelle ou des personnes susceptibles d’être appelées à en faire partie.

Il indique alors les actes que la personne en tutelle peut faire elle-même, seule ou avec l’assistance du tuteur, ou ceux qu’elle ne peut faire sans être représentée.

Cette demande peut être faite en même temps que la demande d’ouverture de la tutelle ou après. Il faut toutefois prendre en considération les risques d’une telle demande. Il n’est pas rare que les personnes sous tutelle soit vulnérables, influençables. Des gens mal intentionnés dans l’entourage de la personne sous tutelle pourraient prendre avantage de cette permission pour pousser la personne sous tutelle à faire son testament en leur faveur…

Le deuxième moyen pour permettre à la personne sous tutelle de faire son testament consiste à faire ratifier le testament par le tribunal :

709 C.c.Q.  Le testament fait par un majeur après sa mise en tutelle peut être confirmé par le tribunal si la nature de ses dispositions et les circonstances qui entourent sa confection le permettent.

Dans cette hypothèse, la personne sous tutelle fera son testament comme si sa capacité n’était pas moindre que toute autre personne. Évidemment, ce n’est pas le tuteur qui fait le testament pour la personne sous tutelle mais bien la personne sous tutelle elle-même. Les auteurs considéraient jusqu’à récemment que le recours en ratification du testament de la personne sous tutelle ne pouvait avoir lieu qu’une fois cette personne décédée. La jurisprudence a toutefois renversée cette règle et il est maintenant possible de demander la ratification du vivant de la personne sous tutelle. On évite ainsi le risque que la ratification du testament soit refusée au décès et qu’on doive régler la succession sur la base d’un testament fait avant la tutelle ou sous l’influence indue de tiers par exemple. Comme le testament est de nature très confidentielle, on s’assurera qu’il est fourni sous scellé au tribunal.

Le testament notarié est de plus à privilégier. On évitera ainsi la procédure d’homologation au décès en plus de fournir au tribunal dans le cadre du recours en ratification un indice de la capacité de la personne sous tutelle. En effet, le notaire s’assurera que la personne sous tutelle ne se trouvait pas sous l’influence de tiers lors de la confection du testament et qu’elle comprenait les dispositions contenues dans le testament. Il est donc important que le notaire rencontre la personne sous tutelle seule. Il s’agit d’une des circonstances que le tribunal évaluera avant de ratifier le testament de la personne sous tutelle.

De plus, le tribunal considérera la capacité de la personne sous tutelle à comprendre les dispositions contenues dans son testament. Il est donc judicieux de fournir au tribunal une évaluation médicale et une évaluation psychosociale faite par un professionnel qui établiront les capacités cognitives de la personne sous tutelle ainsi que son jugement. Le tribunal vérifiera de plus le contenu du testament de manière à s’assurer que les legs sont faits en faveur de personnes proches de la personne sous tutelle.

Offre d’emploi

Je suis à la recherche d’un(e) notaire, technicien(ne) juridique ou secrétaire pour un poste à temps plein disponible immédiatement dans mon étude. Je suis une notaire exerçant en solo dans le quartier Notre-Dame-de-Grâce à Montréal (Village Monkland). La pratique est générale, principalement composée de dossiers en droit immobilier, testaments et mandats, procédures non contentieuses et successions.  Le candidat recherché sera appelé à m’assister dans toutes les tâches reliées au travail du notaire.

La personne recherchée devra posséder les qualités suivantes: minutie, efficacité, autonomie, aptitude à travailler sous pression pour le respect des échéanciers, courtoisie et professionnalisme.

L’expérience et le bilinguisme sont requis. La connaissance de Pronotaire est un atout.

Mes dossiers mémorables

Certains croient que le travail d’un notaire est routinier et monotone. Détrompez-vous ! Il n’y a pas 2 dossiers pareils, que ce soit en raison des particularités des dossiers ou en raison des gens impliqués. Peut-être me trouverez vous un peu dingue mais plus le dossier est complexe, plus j’apprécie mon travail de notaire. Voici donc quelques dossiers dont je devrais me souvenir tout au long de ma pratique, soit parce que je suis fière de les avoir menés à terme, soit parce qu’ils m’ont particulièrement touchée :

  • L’annulation d’une copropriété divise. Un ancien bâtiment municipal avait été converti en 2 condos et occupé par 2 copropriétaires pendant un certain nombre d’années. Lorsque l’un des copropriétaires a décidé de vendre son appartement, l’autre copropriétaire lui a racheté son condo et a de nouveau converti le bâtiment, cette fois en un immeuble résidentiel unifamilial. Il fallait donc annuler la déclaration de copropriété et tous les droits qui y étaient créés ainsi que dissoudre le syndicat de copropriété. Ce qui n’a pas eu lieu fréquemment au Québec dans les derniers 20 ans.
  • L’annulation d’une centaine de milliers de dollars en droits de mutation (taxe de bienvenue) et en intérêts imposés par une ville à un client qui avait repris quelques immeubles en vertu d’un droit de résolution. Le client avait vendu à un acheteur quelques condos commerciaux, l’acte de vente comportant un solde de prix de vente garanti par une hypothèque et une clause résolutoire. Cette dernière permet à un vendeur dans les premiers 5 ans de la vente de reprendre l’immeuble vendu si le solde de prix de vente n’est pas payé selon les conditions prévues et cette reprise se fait rétroactivement, c’est-à-dire comme si l’acte de vente n’avait jamais existé. L’acheteur n’ayant pas payé le solde de prix de vente selon les conditions prévues, le vendeur s’est prévalu de la clause résolutoire. Entretemps, la ville avait facturé la taxe de bienvenue à l’acheteur qui ne la paya pas. Je suis donc intervenue auprès de la ville pour leur démontrer que légalement, aucune taxe de bienvenue ne pouvait être facturée pour des transactions qui étaient réputées ne jamais avoir eu lieu. Les factures furent rapidement annulées par la ville à la suite de mon intervention.
  • L’annulation de quelques milliers de dollars en droits de mutation imposés par une ville à un client alors que celui-ci bénéficiait de par la loi d’une exonération pour les transactions immobilières effectuées. Ce dossier a dû être tranché par le tribunal mais j’ai épaulé mon client et son avocat dans le processus même si certains pourraient prétendre que je n’avais aucune obligation à cet effet, surtout que l’assistance apportée ne fut pas facturée. Le tribunal a reconnu dans ce dossier que l’interprétation de la ville de la loi sur les droits de mutation (taxe de bienvenue) était erronée et que le client devait bénéficier des exonérations que j’avais indiquées dans les actes de vente.  Le client fut rapidement remboursé par la ville à la suite du jugement.
  • La mise à jour des titres de propriété d’un immeuble sur plus de 50 ans. Le titre de propriété d’un immeuble était toujours au nom d’une personne décédée dans les années 1950 qui avait légué tous ses biens à une autre personne elle-même décédée dans les années 1970 et dont un des héritiers étaient lui aussi décédé mais récemment, certains autres héritiers étant non-résidents du Canada. Cet immeuble commercial devait ultimement être donné à une municipalité pour un projet communautaire en conformité avec les lois fiscales et sans garantie quant aux possibles risques de contamination environnementale.
  • Mon premier dossier de procédures non contentieuses. Il s’agissait d’une demande de radiation judiciaire. Un client désirait vendre un immeuble sur lequel était inscrite une hypothèque en faveur d’une compagnie n’existant plus qui de ce fait ne pouvait pas signer une quittance (document par lequel le créancier hypothécaire reconnaît avoir été payé et demande au Registre foncier de canceller l’inscription de l’hypothèque en sa faveur). Comme il s’agissait de mon premier dossier présentable au tribunal, j’avais porté une attention particulière à bien rédiger la requête pour que le juge comprenne aisément la nature du dossier et que tous les documents pertinents lui soient fournis. Évidemment, la requête ne plaidait pas le droit, c’est-à-dire que je n’expliquais pas dans la requête les dispositions de la loi faisant en sorte que la requête était requise et fondée. Quelle ne fut pas ma surprise le jour de la présentation devant le tribunal quand mon tour fut venu et que le juge m’a demandé de laisser tous les autres avocats et notaires passer avant moi. Une fois seule dans la salle du tribunal avec le juge, il m’a demandé de le suivre dans son bureau pour un entretien privé. Quel entretien consista finalement à lui expliquer le droit ! Une notaire qui doit expliquer la loi à un juge ! Le jugement en faveur de mon client ordonnant la radiation de l’hypothèque suivit quelques semaines par la suite.
  • Ce règlement de succession qui impliquait un client se croyant divorcé de la personne décédée alors qu’il y était encore marié. Le jugement de divorce entre eux ayant été prononcé par le tribunal seulement 2 semaines avant le décès de l’un d’eux, il n’était jamais entré en vigueur. En effet, un jugement de divorce n’est valide que 30 jours après avoir été rendu par le tribunal. Quand le divorce est finalement valide, les legs en faveur de l’ex-époux dans le testament de la personne décédée sont automatiquement annulés. Dans ce cas, les legs en faveur du client n’avaient pas été annulés puisque le divorce n’était pas en vigueur. D’autres particularités étaient également présentes dans le dossier mais je ne peux les divulguer sans compromettre la confidentialité du dossier à laquelle je suis tenue comme notaire.
  • Ce dossier dans lequel l’avocat du vendeur bloquait la vente d’un immeuble par son client à mon client parce qu’il avait publié un avis d’hypothèque légale sans droit sur un autre immeuble appartenant à mon client et qui devait servir pour le financement. L’avocat nous reprochait de retarder indûment la transaction alors que c’est l’hypothèque non valable en sa faveur qui empêchait d’obtenir les fonds requis pour payer le prix de vente à son client. Son hypothèque n’était pas valable parce qu’elle résultait de sommes qui lui étaient dues par une personne qui n’était pas propriétaire de l’immeuble sur lequel il avait publié son hypothèque. Le nouveau créancier hypothécaire refusait toutefois de prêter les fonds, à juste titre, tant que cette hypothèque n’était pas annulée.
  • Le premier dossier que j’ai fait après avoir ouvert mon bureau. J’ai rencontré un client à l’hôpital qui devait faire son testament. Il souffrait d’un cancer en phase terminale et est décédé moins de 2 semaines plus tard.

Much more than 19 things you might not know your notary does !

English version of my latest article…

If you replace Ontario by Québec and lawyer by notary, here is the link to an interesting summary of the notary’s work for real estate transaction published on the Desjardins website de Desjardins :

http://blogues.desjardins.com/co-opme/2014/04/19-things-you-might-not-know-your-lawyer-does.php

This article well summarize the various steps of a file of purchase with a mortgage. However, it seems incomplete to me. The uninitiated might not realize the importance of the notary and of the tasks he(she) does for the benefit of his(her) clients.

Accordingly, let me clarify each of those 19 things by underlining what I accomplish as a notary in addition to what is specified in the article for such a file:

1.   I do much more than reviewing the vendor’s documents. I also make sure the vendor provides to the purchaser all of the documents he undertook to deliver: title deed, certificate of location, declaration of co-ownership, indivision agreement, etc., and that those documents are certified copies when required. Moreover, I verify that those documents are complete. It could be for example a modification to the offer to purchase for anything the vendor and the purchaser may have agreed upon after the initial offer to purchase. Moreover, I make sure that the documents are accurate and I obtain revised documents as the case may be. For example, do the instructions received from the mortgage creditor contain any mistake with regards to the interest rate, the amortization, amount borrowed, etc.?  If the documents provided show any irregularities, I will obtain the appropriate correction prior to the transaction. For the certificate of location, it might be necessary to get a servitude for example. For the statements of municipal and school taxes, I will ensure to pay out of the proceeds of the sale (vendor’s funds) any arrears and interests.

2 and 3.   If the title examination shows any irregularities, I will make sure the appropriate correction is done prior to the transaction at the vendor’s costs. If such correction is not possible, I’ll inform the purchaser, who will then have the opportunity to negotiate with my help another settlement (ex : reduction of the sale price, obtaining of a title insurance) or simply get out of the deal if the severity of the irregularity justifies it.

4, 5 and 6.     If the parties to the transaction are individuals, I’ll obtain copies of their IDs. If the parties are companies instead, I’ll verify in particular their registration with the Registraire des entreprises and I’ll obtain the appropriate resolutions of their board of directors. As for the capacity of the parties to the transaction, I’ll get any pertinent proof of their matrimonial status (marriage contract, divorce judgment, etc.) as well as the signature of any spouse if required. When a party to the transaction is represented under the terms of a power of attorney or a mandate in case of incapacity, I’ll obtain a confirmation of the validity of the said power of attorney or mandate in case of incapacity together with a copy of the judgment homologating the mandate in case of incapacity.

7.         In the case of a condo or an apartment held in joint ownership (indivision), I’ll obtain 2 confirmations of insurance: one under the name of the Syndicate of co-ownership or the names of all the undivided co-owners for the building as well as one under the name of the buyer for his personal belongings, the improvement and the civil liability. I will make sure that any insurance confirmation is complete and does not contain any mistake. It often happens that I have to get corrections to the insurance confirmation received: name or address of the mortgage creditor missing or incorrect, name of the insured incorrect, effective date not corresponding to the date of the closing, etc.

8 and 9.   At the time of the interview for the signature of the mortgage by the purchaser, all documents are read and explained to him les documents. I usually take advantage of this meeting to show the certificate of location to the purchaser and discuss with any particularity of the file. It could be for example explaining to him which additional insurance he should take if the property he is buying benefits from acquired rights for the non-respect of the municipal by-laws.

10 and 11.   I’ll have the Registry Office correct any mistake it may have made in publishing the deed of hypothec (mortgage). I must verify that the deed of hypothec has been published on the right property, that the name of the parties are spelled correctly on the index of immovables, that the amount published is the same as the one in the deed of hypothec and that the notice of address of the mortgage creditor has been duly indicated on index of immovables.  This step is repeated at the publication of the deed of sale.

12.  I also have to verify that the mortgage creditor has sent on the requested date the proceeds of the mortgage and that the amount is accurate.

13.  There are 3 documents to prepare with regards to the financial side of the transaction: the adjustments, the statement of disbursements of the purchaser and the statement of disbursements of the vendor.

14.  The purchaser has to provide the adjustments in addition to his cash down by bank draft or an electronic transfer of funds when available. No personal or certified cheque personnel accepted ! I oblige the adjustments not to be paid to the vendor by regular cheque as a security measure for him (just imagine if the personal cheque of the purchaser for the adjustments would be NSF !). I will ensure that the purchaser’s funds are provided in a timely way to respect the rules of banking clearance and that the amount is sufficient to cover the transaction.  All funds must be avaiIable in my trust account at the time of execution of the deed of sale.

15.  Once again, at the meeting for signature of the deed of sale, the said deed will be read to the parties and all necessary explanations and advices will be given to the parties. This meeting does not consists in only having the parties sign a sheet of paper. As a notary, I must make sure that each party understands the documents signed and that each consent has been given in a free and informed manner as required by law. I withhold the funds of the vendor until such time as the deed of sale is published without adverse entries. In case of an adverse entry (ex : a mortgage under the name of the vendor published between the time of the execution of the deed of sale and its publication), all appropriate measures will be taken to avoid any consequence on the purchaser and his mortgage creditor. Which means for example that I would pay out of the funds of the vendor this new mortgage and that I would obtain the discharge at the costs of the vendor. If the funds are not sufficient, the vendor would have to provide additional funds without delay to solve the situation.

16.  Once the mortgage of the vendor is duly cancelled, I will confirm with a final report to the mortgage creditor of the purchaser that its mortgage is the sole registered against the property.

17.  The specific aspects of the file may also be related to the parties instead of the property itself. I may have to do additional researches for example on the matrimonial status of the vendor if he married in another country in order to determine if the consent of his spouse is necessary or not for him to sell the property. It is sometimes necessary to obtain a judgment from the court to force the execution of a deed of sale by a party to the transaction or by his spouse or to settle the disbursement of the funds.

18.  I must also keep in my file a copy of all the documentation for a minimal period of 10 years as well as the originals of the deed of sale and the deed of hypothec (mortgage) until such time I ceased to practice as a (retirement, resignation or death).  Moreover, I’ll keep in my file the copies of documents on behalf of certain mortgage creditors and remit the same to them upon request.

19.  This is probably the most important aspect of my profession of notary, together with ensuring the security of the transaction!